Echipele virtuale devin din ce in ce mai populare, dar managementul unei astfel de echipe poate fi plin de provocari.

Organizatiile se indreapta tot mai mult spre echipele vituale, pe masura ce  cauta solutii pentru reducerea costurilor si accesarea unei palete cat mai largi de abilitati si competente. Beneficiile financiare ale acestor schimbari sunt evidente, in schimb managementul este supus unor serioase provocari.

De exemplu, colegii de echipa sunt nevoiti sa se bazeze pe niste sisteme de comunicare online, iar daca acestea nu sunt folosite intr-un mod eficient, se pot pierde informatii cheie. Conflictele sunt si ele un lucru obisnuit in echipele virtuale, pentru ca mesajul transmis catre membrii echipei isi poate pierde din intelesul real.

Ca si manager, este treaba ta sa iti ghidezi membrii echipei sa faca fata acestor provocari. Deci, cum poti conduce in mod eficient o echipa virtuala ?

Alege oamenii potriviti

Cand recrutezi noi membri in echipa, asigura-te de la inceput ca ei au capacitatea de a face fata provocarilor muncii intr-o echipa virtuala. Cauta oameni care, nu numai ca sunt potriviti din punct de vedere profesional sa ocupe un loc in echipa ta, dar sunt si auto-motivati si sunt bine organizati. Ei ar trebui sa aiba si excelente abilitati de comunicare si IT si sa aiba dorinta de a rezolva probleme fara ca cineva sa ii indrume indeaproape in acest proces.

Fi atent si la tipul de personalitate al viitorului coleg de echipa. De exemplu, oamenii cu o personalitate puternic extroverta nu s-ar simti foarte bine sa lucreze de acasa, izolati de restul echipei, iar cineva caruia ii place sa lucreze singur, de acasa, ar putea gasi destul de frustranta ideea de a apartine unei echipe virtuale .

In cadrul interviului, intreaba candidatii despre modul in care s-au descurcat in trecut cu ideea de a lucra intr-o echipa virtuala. Sunt ei obisnuiti sa foloseasca Instant Messaging (IM) si alte mijloace de comunicare online? Daca nu, s-ar putea sa le fie foarte dificil.

Concentreaza-te pe comunicare

Lipsa comunicarii fata in fata este cea mai mare provocare cu care se confrunta o echipa virtuala. Membrii echipei pot folosi diverse unelte de comunicare online pentru a compensa acest lucru, dar infrastructura comunicarii trebuie sa functioneze fluent iar oamenii trebuie sa fie increzatori in folosirea tehnologiei implicate.

Gandeste-te cum ai putea folosi urmatoarele canale de comunicare, pe langa IM si email:

• un spatiu virtual, gen wiki, care sa fie in mod regulat completat de catre toti membrii echipei, si folosit pentru a impartasi cunostinte;
• softuri pentru video-conferinte care sa suporte screen-sharing-ul (inclusiv prezentarile) pentru sedintele virtuale;
• sesiuni de brainstorming online, folosit pentru a genera idei care sa priveasca echipa.

In lipsa comunicarii fata in fata, ai putea intampina dificultati in transmiterea clara si sensibila a mesajului. Este responsabilitatea ta sa te asiguri ca informatia a fost bine inteleasa, de aceea asigura-te ca ai ales cea mai buna metoda de comunicare pentru fiecare situatie. De exemplu, daca este nevoie sa transmiti o informatie sensibila, si nu poti face acest lucru personal, fata in fata, foloseste video-chat-ul sau telefonul.  Daca ai nevoie sa primesti acordul pentru anumite targheturi sau teluri sau sa dai anumite instructiuni, foloseste emailul sau o alta forma de comunicare in scris, pentru a asigura inregistrarea conversatiei purtate.

Va trebui sa ai discutii unu la unu cu fiecare membru al echipei – macar la trei luni, daca nu este posibil lunar sau saptamanal. Asta va da sansa fiecaruia sa vorbeasca despre problemele cu care se confrunta.

Construieste incredere

Cauta oportunitati pentru a aduce oamenii din echipa ta impreuna, in contexte informale. Asta ii va ajuta sa dezvolte incredere, sa caute sprijin si ajutor de la ceilalti membri ai echipei si de la tine. Daca este potrivit cu organizatia ta, incurajeaza-i sa foloseasca retelele sociale  pentru a se conecta unii cu ceilalti. Aceste unelte le pot oferi o imagine despre personalitatea si zonele de interes ale colegilor de echipa.

De asemenea, incurajeaza-i sa caute alte modalitati de a se cunoaste intre ei, cum ar fi chat-urile online, spatii virtuale ale echipei, unde pot impartasi noutati si fotografii. Lasa-i sa stie ca este in regula daca petrec timp in aceste zone virtuale (sigur, in limite normale) pentru ca ele fac parte din activitatea de construire a echipei.

Nu uita ca unii membrii ai echipei ar putea veni din anumite culturi in care nu este considerat un lucru potrivit sa impartasesti informatii personale. Daca echipa pe care o conduci este internationala, exploreaza cultura membrilor echipei tale si foloseste inteligenta culturala cand interactionezi cu ei.

Daca poti, strange-i pe toti laolalta macar o data pe an. Da, este un lucru ce ar putea costa bani si timp, dar in acelasi timp va intari relatiile, mai ales daca uneori ele sunt incordate. Atunci cand ii aduci pe toti la un loc, ai putea vedea cum acest lucru va rezolva intr-un mod semnificativ relatiile dintre membrii echipei.

Motiveaza pentru succes

Ai nevoie sa lucrezi la motivarea membrilor echipei tale virtuale. Desigur, este dificil sa discuti teluri si stiluri de lucru preferate atunci cand nu ai posibilitatea sa te intalnesti cu oamenii tai fata in fata. Asa ca, rezerva-ti timp pentru a discuta regulat cu membrii echipei tale despre realizari, targeturi si probleme.

Ai putea sa le soliciti  sa completeze anumite chestionare de personalitate, precum profilul DISC de la Persolog sau Thomas, pentru ca sa intelegi mai mult din ceea ce ii pune in miscare si sa ai o imagine asupra punctelor lor forte si asupra punctelor lor slabe.

Poti folosi rezultatele acestor teste in viitoarele voastre discutii si pentru planificarea carierei. Nu uita ca  tu trebuie sa iti motivezi echipa, si ca pe un intreg. Oamenii care fac parte dintr-o echipa virtuala ar trebui sa simta ca au aceleasi oportunitati cu cei care lucreaza la sediul firmei, de aceea straduieste-te sa ii tratezi corect pe toti.

Intelege provocarile

Este tentant sa eviti discutarea provocarilor aparute in munca in cadrul unei echipe virtuale, poate din teama de a nu parea slab sau defetist. E important sa stii ca aceleasi probleme sunt comune multor echipe virtuale si este important sa le recunoasti, sa le discuti si sa gasesti modalitati de rezolvare a lor.

De exemplu, este un lucru obisnuit ca anumite lucruri sa nu fie bine intelese in mediul virtual. Cand colegii se bazeaza pe IM si alte canale electronice de comunicare, este usor sa ia un anumit comentariu in mod personal sau sa traga prea repede o conluzie. Membrii echipei virtuale ar putea de asemenea sa se simta izolati, iar diferite probleme tehnice precum un internet prea lent sau diferentele de program/fus orar pot provoca frustrare.

Intreaba-i periodic de problemele cu care se confrunta si antreneaza-i in explorarea solutiilor. Apoi, ajuta-i sa vina cu propriile raspunsuri, bazandu-se pe imaginea de ansamblu si pe sarcinile echipei. De exemplu, daca un membru al echipei nu poate participa la o sesiune de brainstorming din cauza diferentelor de fus orar, intreaba-l in ce mod ar putea sa foloseasca tehnologia pentru a-si impartasi ideile. Daca un alt memebru al echipei se simte lasat pe dinafara, ce solutii poate gasi pentru a intra in contact cu colegii ?

Asigura sprijin

Ai nevoie sa oferi fiecarui membru al echipei indrumarea si suportul de care au nevoie, indiferent de locul in care se afla. Creeaza echivalentul online al „politicii usii deschise”: asigura-te ca membrii echipei stiu cum sa obtina de la tine ceea ce au nevoie, si ofera feedback periodic si specific. Foloseste ascultarea activa pentru a arata ca esti deplin implicat in discutia purtata cu fiecare in parte. Nu uita sa gestionezi cu grija asteptarile memebrilor echipei tale. Inevitabil, vor exista unele aspecte pe care nu vor avea capacitatea de a le schimba si este important sa nu se simta frustrati fata de colegi. Mai bine, ajuta-i sa gestioneze stresul si incurajeaza-i sa ceara ajutor atunci cand au nevoie de el.

Puncte cheie

Stabileste-ti traiectoria spre succes a echipei tale angajand oameni care demonstreaza ca sunt auto-motivati, bine organizati si cunosc notiuni despre comunicarea online. Apoi, fa din comunicarea clara una dintre prioritatile tale, in timp ce recunosti provocarile si iti incurajezi oamenii sa isi foloseasca perspicacitatea pentru a gasi solutii.