Ce este o echipa virtuala ?

O echipa virtuala poate fi intalnita si sub denumirea de echipa dispersata geografic si este formata dintr-un grup de persoane care lucreaza impreuna, trecand peste bariere de timp, de spatiu si de organizare si ale caror legaturi sunt intarite folosind retele tehnologice de comunicare.

Membrii echipei virtuale

• au abilitati complementare si sunt implicati intr-un scop comun,
• au teluri de performanta interdependente si
• impartasesc o abordare specifica a efectuarii muncii, fiind sunt de acord sa isi asume responsabilitatea  fata de ceilalti.

Echipele dispersate geografic permit organizatiilor sa angajeze si sa pastreze cei mai buni profesionisti, indiferent de locatia in care se afla acestia. O echipa virtuala nu inseamna intodeauna lucratori la domiciliu. Multe echipe virtuale din organizatiile de azi sunt formate din angajati care fie lucreaza de acasa, fie fac parte dintr-un mic grup ce lucreaza intr-un birou, dar se gasesc in diferite locatii geografice.

De ce echipe virtuale ?

• Cei mai bun angajati ai companiei pot fi localizati oriunde din punct de vedere georgafic
• Tot mai multi angajati isi doresc un program de lucru flexibil
• Locurile de munca solicita tehnologii tot mai sofisticate
• O organizatie mai flexibila este mult mai competitiva si mai receptiva pe piata
• Oamenii tind sa fie mai productivi – cu mai putin timp pierdut pe drumuri
• Globalizarea crescanda a comertului si activitatilor corporatiste
• Prelungirea perioadei globale de lucru la 24 ore in loc de 8 ore
• Aparitia mediilor de lucru care solicita cooperari inter-organizationale, dar si competitie
• Schimbarile asteptarilor angajatilor fata de participarea lor in organizatii
• Schimbarea continua a domeniilor de activitate dinspre productie spre servicii si cunoastere
• Cresterea structurii organizationale pe orizontala, caracteristica distribuirii structurale si geografice a resurselor umane

7 tipuri clasice de echipe virtuale

Echipe in retea. Sunt constituite din persoane care colaboreaza la atingerea unui tel sau scop comun; componenta acestor echipe este adesea difuza si fluida.

Echipe paralele. Lucreaza  o scurta perioada de timp pentru a face recomandari legate de imbunatatirea unui proces sau a unui sistem; are o componenta distincta.

Echipe de dezvoltarea a unui proiect sau a unui produs. Coordoneaza proiecte pentru utilizatori sau clienti pentru o scurta perioada de timp. Sarcinile sunt de obicei din afara zonei rutinelor iar rezultatele sunt specifice si masurabile.

Echipe de lucru sau productie. Isi desfasoara activitatea de obicei pe o singura functie, iar componenta echipei este foarte clar definita.

Echipe de service. Sprijina clientii sau interiorul organizatiei cu activitati tipice de service sau suport tehnic atunci cand este necesar.

Echipe de management. Lucreaza in mod obisnuit colaborand sub forma unei divizii functionale in cadrul unei corporatii.

Echipe de interventie. Ofera un raspuns imediat pe baza unei anumite situatii de urgenta.

Factori importanti pentru succesul unei echipe virtuale

• Existenta unor standarde disponibile
• Resurse importante pentru a cumpara si a intretine mijloace de colaborare si comunicare de inalta calitate
• Existenta unei baze de date comune in care sa se regaseasca lectiile invatate
• Telurile sa fie scrise, la fel obiectivele, specificatiile legate de proiect si modul de masurare al performantelor; orientarea sa fie pe rezultate
• Managerii si membrii echipei trebuie sa aiba o capacitate peste medie de a face estimari cat mai precise
• Politica de resurse umane, sistemele de recompensa/recunoastere ca si sistemul de dezvoltare al carierei trebuie sa reflecte nevoile unice ale membrilor echipei virtuale
• Un bun acces la training si informatii tehnice despre cum se lucreaza intr-o echipa formata din membrii apartinand diferitelor culturi, acolo unde este cazul
• Comunicarea in echipa este prioritizata de catre expeditor
• Metode de training in continua adaptare si invatarea la momentul oportun
• Exista un standard si un acord pe tema proceselor tehnice si a softurilor utilizate
• O cultura a unui nivel de incredere ridicat; norma de baza este colaborarea si munca in echipa
• Liderii stabilesc asteptari pentru o performanta ridicata si modele comportamentale specifice
• Liderii si membrii echipei au competente ridicate de lucru in mediu virtual

Sociologia echipei virtuale 

In interiorul unei echipe virtuale exista o oportunitate pentru eficienta si sinergia echipei, ce nu se poate realiza in cadrul unei echipe traditionale si prin interactiunile de munca. Realizarea acestor rezultate este posibila pe baza dezvoltarii unei noi sociologii a echipei virtuale, cu diversitatea sa geografica si culturala, incluzand contigente de lucratori din proximitatea organizatiei. Care sunt caramizile care construiesc aceasta noua sociologie ?

• Membrii echipei sunt nevoiti sa adopte si sa se adapteze noii tehnologii
• Este important ca membrii echipei sa aiba o capacitate sporita de adaptare – sa manifeste flexibilitate la schimbarea diferitelor sarcini si responsabilitati pe toata perioada de viata a unei anumite echipe
• Componenta echipei este mult mai dinamica, cu multiple schimbari de sarcini si responsabilitati
• Rolurile vor fi mult mai dinamice deoarece echipa virtuala este mult mai flexibila in privinta raspunsului organizatiei la nevoile pietei
• Este important ca membrii sa posede abilitati superioare de implicare in echipa; componenta echipei este fluida si necesita membrii care i se pot rapid adapta (responsabilitatea integrarii in echipa este in primul rans a noului membru)
• Este de asteptat ca echipa virtuala sa fie capabila sa isi modifice componenta fara a pierde din productivitate; membrii echipei trebuie sa invete intr-un timp foarte scurt in ce mod pot lucra impreuna
• Tehnologia de tip intranet poate asigura socializarea pentru noii membrii, punand la dispozitie arhiva cu informatiile scrise precum si inregistrarile audio si video
• Angajatii sunt nevoiti sa invete cum sa se alature echipei si sa accepte noii membrii in lipsa beneficiului socializarii in timp real. Normele si rolurile precum si asteptarile trebuiesc specificate foarte clar noilor membrii, acestia trebuind sa se adapteze foarte repede.

Mituri si adevaruri

Care sunt miturile create si cum se compara ele cu realitatea echipelor virtuale ?

1.  Mit  : Echipele dispersate din punct de vedere geografic nu sunt la fel de eficiente ca echipele traditionale, unde tot membrii echipei impart aceeasi locatie – Realitate : Echipa virtuala poate intruni si chiar depasi performantele altor echipe privitoare le aceeasi sarcina. In anumite arii ofera chiar unele avantaje. De exemplu, intr-un brainstorming, echipa reala se poate bloca prea repede asupra unei anumite idei, lucru care nu se intampla in cazul echipei virtuale
2. Mit : Echipele care isi desfasoara activitatea in aceeasi locatie sunt intodeauna preferate – Realitate : Interactiunea fata in fata nu este intodeauna cea mai buna abordare. In cazul diferentelor de cultura sau de personalitate, comunicarea electronica poate fi mult mai eficienta
3. Mit : Dinamica echipelor este aceeasi – Realitate : Cercetarile arata ca echipele virtuale se dezvolta diferit decat cele reale si de aceea au dinamici diferite. Cu siguranta procesele de dezvoltare ale echipei si diferitele tipuri de abordari si interventii sunt mult diferite de cele in cazul echipelor reale.
4. Mit : Intre membrii echipei nu se poate dezvolta o relatie de incredere – Realitate : Increderea se poate dezvolta la fel de repede, atunci cand exista o concentrare sporita pe comunicare si interactiune, indiferent ca e vorba de o echipa din aceeasi locatie sau de una disparata. Este important ca echipa sa dea o definitie increderii si sa stabileasca comportamentele care vor contribui la consolidarea ei.
5. Mit : Nu exista raspundere – Realitate : Raspunderea ar trebui masurata pe baza rezultatelor. Asta presupune crearea unei paradigme orientate spre rezultate. In afara campului vizual nu inseamna nicidecum lipsa de raspundere.
6. Mit : Cand lucrurile nu merg bine este din cauza tehnologiei – Realitate : Echipele virtuale esueaza mai degraba din cauza lipsei abilitatilor de relationare decat din lipsa abilitatilor tehnice sau de functionare. Echipa virtuala poate folosi tehnologia pentru a spori construirea echipei si a mari viteza ei de dezvoltare.
7. Mit : Nu exista nici o diferenta de roluri atunci cand compari echipa virtuala cu cea traditionala – Realitate : Rolurile liderilor si a membrilor echipei sunt diferite in cazul echipei virtuale, in special in ceea ce priveste disciplina interactiunii si a comunicarii. Unii lideri ai echipelor virtuale spun ca isi petrec de doua ori mai mult timp la telefon in cazul unei echipe virtuale decat in cazul celei traditionale. Acest consum suplimentar de timp, mai ales la inceput cand se pun bazele proiectului, este necesar pentru stabilirea relatiilor.